HRIS Adalah: Pengertian, Manfaat dan Cara Kerja

HRIS adalah singkatan dari Human Resource Information System, yang dalam bahasa Indonesia dapat diartikan sebagai Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia. HRIS adalah alat yang sangat penting dalam pengelolaan sumber daya manusia di perusahaan-perusahaan modern.

Dalam artikel ini, kita akan membahas secara rinci apa itu HRIS, mengapa itu penting, bagaimana cara kerjanya, manfaatnya dan tren terbaru yang berkaitan dengan HRIS.

Apa Itu HRIS?

HRIS adalah perangkat lunak atau sistem yang dirancang khusus untuk mengelola informasi dan data terkait dengan sumber daya manusia di suatu perusahaan. Ini mencakup berbagai aspek, seperti data pribadi karyawan, informasi gaji, kehadiran, manajemen pelatihan dan banyak lagi. HRIS memiliki tujuan utama untuk mengotomatisasi proses yang berkaitan dengan sumber daya manusia, sehingga perusahaan dapat mengelola tenaga kerja mereka dengan lebih efisien.

HRIS memungkinkan perusahaan untuk mengotomatiskan berbagai tugas administratif yang sebelumnya dilakukan secara manual, seperti pengolahan data, perhitungan gaji dan pelacakan kinerja karyawan. Dengan demikian, HRIS dapat menghemat waktu dan biaya perusahaan, serta meningkatkan akurasi dalam pengelolaan data karyawan.

Selain itu, HRIS juga memiliki kemampuan untuk memberikan analisis yang mendalam terkait dengan kinerja tenaga kerja. Dengan data yang akurat dan terkini, perusahaan dapat membuat keputusan yang lebih baik dalam hal manajemen sumber daya manusia, seperti pengembangan karyawan, perencanaan suksesi dan evaluasi kinerja.

Bagaimana HRIS Bekerja?

HRIS (Sistem Informasi Sumber Daya Manusia) bekerja dengan mengintegrasikan berbagai fungsi dan informasi terkait sumber daya manusia di sebuah perusahaan ke dalam satu platform digital. Ini memungkinkan departemen sumber daya manusia untuk mengelola data dan proses karyawan dengan lebih efisien. Berikut adalah cara kerja HRIS:

1. Pengumpulan Data Karyawan: Mengumpulkan dan menyimpan informasi lengkap tentang setiap karyawan, termasuk data pribadi, riwayat pekerjaan, kualifikasi, sertifikasi dan lain-lain. Data ini dapat diakses dengan mudah oleh tim HR.
2. Manajemen Penggajian: Mengotomatiskan proses penggajian. Ini mencakup perhitungan gaji, potongan pajak dan manajemen tunjangan. Dengan sistem ini, penggajian menjadi lebih akurat dan efisien.
3. Manajemen Kinerja: Memungkinkan perusahaan untuk melacak kinerja karyawan. Ini mencakup pencatatan evaluasi kinerja, pengembangan rencana kinerja dan penetapan tujuan. Sistem ini juga dapat mengirimkan pengingat untuk tinjauan kinerja rutin.
4. Manajemen Absensi dan Cuti: Mempermudah pencatatan absensi, cuti dan izin karyawan. Ini juga dapat memperhitungkan potongan gaji yang sesuai.
5. Pelaporan dan Analisis: Menghasilkan laporan yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Ini membantu manajemen dalam membuat keputusan yang didasarkan pada data. Misalnya, laporan tentang tenaga kerja dapat digunakan dalam perencanaan bisnis jangka panjang.
6. Self-Service Karyawan: sistem ini memiliki fitur self-service yang memungkinkan karyawan mengakses informasi pribadi mereka, seperti slip gaji, izin atau informasi pelatihan. Ini mengurangi beban administratif HR.
7. Keamanan Data: Sering dilengkapi dengan langkah-langkah keamanan yang kuat untuk melindungi data karyawan. Hanya orang yang berwenang yang dapat mengakses informasi sensitif.
8. Integrasi dengan Sistem Lain: Dapat diintegrasikan dengan sistem lain dalam perusahaan, seperti sistem keuangan atau sistem manajemen proyek, untuk memastikan konsistensi dan akurasi data.
9. Pengembangan SDM: Dapat membantu dalam perencanaan pengembangan sumber daya manusia dengan melacak pelatihan dan pengembangan karyawan.

Manfaat HRIS

1. Efisiensi Operasional: Menggantikan proses manual dengan otomatisasi, mengurangi kesalahan dan waktu yang diperlukan untuk tugas administratif.
2. Peningkatan Akurasi Data: Data SDM yang akurat sangat penting dan sistem memastikan bahwa data ini selalu terbaru dan akurat.
3. Pemantauan Kinerja: Memungkinkan perusahaan untuk melacak kinerja karyawan secara lebih efektif, membantu dalam pengambilan keputusan terkait promosi atau pengembangan karir.
4. Manajemen Pelatihan: Perencanaan dan pelaksanaan pelatihan karyawan dapat dikelola dengan lebih baik melalui HRIS.

Tren Terbaru dalam HRIS

HRIS terus berkembang seiring dengan perkembangan teknologi. Beberapa tren terbaru dalam HRIS meliputi:

1. Penggunaan AI dan Analitik: Semakin memanfaatkan kecerdasan buatan (AI) dan analitik data untuk membantu dalam pengambilan keputusan strategis, seperti rekrutmen, manajemen kinerja, dan perencanaan sumber daya manusia.
2. Self-Service untuk Karyawan: Kini menyediakan platform self-service yang memungkinkan karyawan untuk mengakses informasi pribadi mereka, seperti data gaji, jadwal, dan catatan kinerja, serta mengajukan cuti atau perubahan informasi pribadi mereka sendiri.
3. Peningkatan Mobilitas: Aplikasi mobile HRIS semakin populer, memungkinkan karyawan dan manajer untuk mengakses data HR kapan saja dan di mana saja melalui perangkat seluler mereka.
4. Keamanan Data yang Lebih Ketat: Seiring dengan meningkatnya peraturan privasi data seperti GDPR, HRIS semakin fokus pada keamanan data, termasuk pengamanan informasi pribadi karyawan.
5. Pengembangan Kemampuan Pelatihan: Semakin digunakan untuk manajemen pelatihan dan pengembangan karyawan, termasuk pelacakan kebutuhan pelatihan individu dan pemantauan kemajuan.

Kesimpulan

Dalam kesimpulannya, HRIS (Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia) adalah sebuah alat yang sangat penting dalam pengelolaan sumber daya manusia di era modern. Dengan otomatisasi proses yang dapat menghemat waktu dan tenaga, serta memastikan akurasi data yang tinggi, HRIS membantu perusahaan untuk fokus pada tugas-tugas yang lebih strategis dalam manajemen sumber daya manusia. Hal ini juga memberikan manfaat tambahan, seperti peningkatan kepuasan karyawan dan kemampuan pengambilan keputusan yang lebih baik.

Penting untuk diingat bahwa HRIS bukan hanya alat untuk perusahaan besar. Bahkan perusahaan kecil dapat mengambil manfaat dari HRIS dengan mengadaptasinya sesuai dengan skala mereka. Sistem ini juga tidak hanya tentang manajemen data, tetapi juga tentang pengelolaan kinerja karyawan, pelatihan, dan integrasi dengan sistem lain dalam perusahaan.

Artikel ini merupakan bagian seri artikel Programming dari KantinIT.com dan jika ada ide topik yang mau kami bahas silahkan komen di bawah ya..